Panduan Pengguna PVflow

Mulai dari sini

Apa itu PVflow?

PVflow adalah aplikasi internal untuk mengelola calon klien (lead), proyek, tugas, catatan rapat, dan kontak perusahaan. Semua pekerjaan tim tercatat rapi di satu tempat, sehingga progres mudah dipantau.

PVflow dipakai untuk apa saja?

🎯 Leads

Calon proyek dari sales. Dicatat sejak awal, lengkap dengan deadline dan nilai perkiraan.

🗂 Projects

Pekerjaan yang sudah berjalan, baik dari lead yang disetujui maupun proyek internal kantor.

✅ Task

Rincian pekerjaan di dalam project, lengkap dengan PIC dan tenggat waktu.

📝 Timeline & MoM

Catatan perkembangan dan notulen rapat, agar keputusan tidak hilang.

Istilah yang sering muncul

Istilah	Artinya
Lead	Calon proyek / calon klien yang belum menjadi proyek resmi.
Project	Pekerjaan resmi yang sudah berjalan (lead yang di-convert), atau proyek internal.
Task	Satu pekerjaan kecil di dalam project, dikerjakan oleh satu PIC.
Timeline	Riwayat perkembangan project: update, task baru, dan catatan rapat.
MoM	Minutes of Meeting — notulen rapat beserta daftar tindak lanjut.
PIC	Person In Charge — orang yang bertanggung jawab atas task.
Division	Divisi/bagian. Menentukan data mana yang bisa Anda lihat.
Co-owner	Penanda tambahan pada anggota project. Hanya untuk atribusi, bukan hak khusus.
Convert	Mengubah lead menjadi project resmi setelah progresnya cukup.

Urutan belajar yang disarankan Baca menu Masuk ke Aplikasi → Mengenal Tampilan → Alur Kerja Singkat. Setelah itu, baru masuk ke halaman yang ingin Anda pakai.

Langkah pertama

Masuk ke Aplikasi (Login)

Sebelum bisa memakai PVflow, Anda harus masuk memakai email dan password kantor.

Buka alamat PVflow di browser: https://flow.provaliantgroup.com
Isi kolom Email dengan email kantor Anda.
Isi kolom Password dengan password Anda.
Klik tombol Sign in. Jika benar, Anda langsung diarahkan ke halaman Dashboard.

Halaman login PVflow — Halaman masuk. Cukup email dan password, lalu klik “Sign in”.

Penting Jika muncul tulisan “Invalid email or password.”, berarti email atau password salah. Periksa huruf besar/kecil dan pastikan tidak ada spasi tambahan.

Tidak bisa masuk?

Pastikan Anda memakai email kantor yang sudah terdaftar (bukan email pribadi).
Password bersifat rahasia dan tidak bisa dilihat oleh rekan kerja. Minta admin mereset bila lupa.
Jika akun Anda belum dibuat, hubungi admin PVflow.

Tips Tekan ikon matahari/bulan di kanan atas untuk berganti antara mode terang dan gelap agar mata lebih nyaman.

Orientasi

Mengenal Tampilan

Semua halaman PVflow punya susunan yang sama: menu di kiri, bilah pencarian di atas, dan isi halaman di tengah.

Tampilan Dashboard dengan menu kiri dan pencarian atas — Tampilan utama: menu kiri, pencarian di atas, dan kartu-kartu informasi di tengah.

Bagian-bagian penting

Bagian	Fungsinya
Menu kiri	Pindah halaman: Dashboard, Leads, Projects, Contacts, Report. Bisa dibuka/tutup dengan tombol Collapse.
Pencarian (atas)	Ketik nama lead, project, atau kontak untuk mencari cepat di seluruh aplikasi.
Ikon lonceng	Melihat notifikasi terbaru. Angka kecil di ikon menunjukkan jumlah notifikasi yang belum dibaca.
Ikon tema	Mengganti mode terang/gelap.
Avatar (kanan atas)	Menampilkan nama dan peran Anda. Arahkan kursor untuk melihatnya.
Bawah kiri	Tombol Collapse, avatar untuk membuka Profil, dan Sign out untuk keluar.

Panel notifikasi

Klik ikon lonceng untuk membuka panel notifikasi singkat. Panel ini otomatis memperbarui dirinya setiap 30 detik.

Catatan Anda hanya melihat data sesuai divisi dan keterlibatan Anda. Jika ada project yang tidak muncul padahal Anda yakin terlibat, kemungkinan Anda belum ditambahkan sebagai anggota project tersebut. Lihat menu Peran & Hak Akses.

Referensi cepat

Alur Kerja Singkat (Awal sampai Akhir)

Inilah perjalanan pekerjaan di PVflow, dari calon klien sampai laporan. Gunakan ini sebagai peta saat pertama kali memakai aplikasi.

Lead dicatat. Sales membuat lead di halaman Leads dengan nama, divisi, deadline, dan perkiraan nilai.
Kontak & anggota ditambahkan. Orang yang terlibat ditandai agar mereka bisa melihat dan berkontribusi.
Progres diisi. Setiap perkembangan dicatat lewat Update, task, dan MoM di dalam timeline.
Lead jadi Project. Jika progres lead sudah 70% atau lebih, tombol Create Project muncul untuk mengubah lead menjadi project resmi.
Task dikerjakan. Di dalam project, pekerjaan dipecah menjadi task dengan PIC dan deadline.
Progres dipantau. Dashboard, notifikasi, dan Report membantu melihat mana yang aman dan mana yang terlambat.

Tips Biasakan mengisi update setiap ada perkembangan. Semakin rajin mencatat, semakin mudah laporan dan rapat berikutnya.

Alur kerja harian

Dashboard

Dashboard adalah halaman pertama setelah login. Isinya ringkasan pekerjaan Anda hari ini: berapa lead aktif, mana yang terlambat, apa yang mendekati deadline, dan aktivitas terbaru.

Kartu angka di bagian atas

Kartu	Artinya
Active Leads	Jumlah lead yang masih aktif (belum selesai / belum diarsipkan).
On Track	Pekerjaan yang berjalan sesuai rencana.
Delayed	Pekerjaan yang sudah melewati atau berisiko melewati deadline.
Due in 7 days	Pekerjaan yang deadline-nya tinggal 7 hari lagi.

Daftar di bawahnya

Upcoming Deadlines — deadline terdekat dalam 14 hari ke depan.
Notifications — pemberitahuan terbaru untuk Anda.
My Projects & Leads — project/lead yang terkait dengan Anda.
My Tasks — task yang menjadi tanggung jawab Anda.
Update Log — aktivitas terbaru, ditandai jenisnya: Update, Task, atau MoM.
Needs Attention — hal-hal yang perlu segera ditindaklanjuti.

Filter divisi Jika Anda punya lebih dari satu divisi, akan muncul pilihan Division (default All divisions) di Dashboard. Mengubah pilihan ini akan menyaring semua kartu dan daftar di halaman ini.

Alur kerja harian

Daftar Leads

Halaman Leads menampilkan semua calon proyek. Di sini Anda mencari lead, melihat statusnya, dan membuka detailnya.

Cara mencari lead

Ketik nama lead di kolom Search leads….
Persempit dengan filter All Statuses, All Divisions, atau All Types.
Klik nama lead pada tabel untuk membuka detailnya.

Arti kolom tabel

Kolom	Isinya
Project	Nama lead, jumlah task, dan tanggal update terakhir.
Type	Internal (kantor) atau External (sales/klien).
Division	Divisi utama lead tersebut.
Status	Not Started, On-going, Waiting, Delayed, atau Done.
Progress	Persentase penyelesaian lead. Bila 70% ke atas akan muncul label Ready, artinya siap di-convert.
Lead Deadline	Tenggat waktu lead.

Tips Tombol New Lead hanya muncul jika Anda berhak membuat lead (lihat menu Peran & Hak Akses).

Alur kerja harian

Membuat Lead Baru

Halaman ini dipakai untuk mencatat calon proyek baru dari sales. Isi seperlunya — hanya beberapa kolom yang wajib.

Form New Lead — Form **New Lead**. Kolom bertanda bintang (*) wajib diisi.

Kolom yang perlu diisi

Kolom	Keterangan
Lead Name *	Nama lead. Wajib. Contoh: Solar Panel Installation Phase 3.
Overview	Gambaran singkat pekerjaan.
IP / Layanan	Nama IP atau layanan terkait, misalnya Sanrio, Snoopy, Onepiece.
Owner	Terisi otomatis dengan nama Anda. Tidak bisa diubah di form ini.
Probability (%)	Perkiraan peluang lead menjadi proyek, 0–100 (kelipatan 5).
Meeting Date	Tanggal rapat dengan calon klien.
Meeting Objective	Tujuan rapat, misalnya Present the proposal to the client.
Status	Pilih salah satu: Not Started, On-going, Waiting, Delayed, Done.
Lead Deadline	Tenggat waktu lead.
Estimated Value (Rp)	Perkiraan nilai proyek dalam rupiah.
Project Type *	Internal (Kantor) atau External (Sales/Client). Wajib.
Primary Division *	Divisi utama. Wajib.
Additional Divisions	Divisi tambahan yang ikut terlibat (opsional).

Menambahkan orang dan kontak

Di bagian People / Contacts Anda bisa menambahkan anggota internal dan kontak eksternal:

Ketik nama pada kotak Search internal members to add… atau Search contacts to add…, lalu pilih orangnya.
Klik ikon bintang pada anggota untuk menandainya sebagai Co-owner (penanda atribusi saja).
Ingin membuat kontak baru sekaligus? Klik Add new contact, isi datanya, lalu Save Contact.

Isi minimal Lead Name, Project Type, dan Primary Division.
Lengkapi kolom lain sesuai informasi yang tersedia.
Tambahkan anggota/kontak bila perlu.
Klik Create Lead (tombol akan berubah menjadi Creating… sesaat).

Perhatikan Jika Lead Name atau Primary Division kosong, akan muncul pesan “Name and primary division are required.” dan lead tidak tersimpan.

Alur kerja harian

Detail Lead

Halaman detail adalah tempat Anda bekerja sehari-hari: menambah task, menulis update, mencatat notulen rapat, dan melihat siapa saja yang terlibat. Halaman ini dapat dibuka dari daftar Leads.

Empat tab utama

Tab	Isinya
Tasks	Daftar pekerjaan beserta PIC, deadline, dan status.
Timeline	Riwayat perkembangan: update, task, dan MoM dalam satu alur waktu.
People	Anggota internal dan kontak eksternal yang terlibat.
Attachments	File pendukung yang diunggah.

Menambah task

Buka tab Tasks, lalu klik Add Task.
Isi Task Name *.
Tentukan PIC: pilih User (pilih orang dari daftar) atau Freetext (ketik nama bebas).
Pilih Status, isi Deadline, dan bila perlu kolom Note.
Klik Add Task untuk menyimpan.

Tab Tasks pada detail lead — Tab **Tasks**: tambah, ubah status, atau hapus task.

Menulis update, MoM, dan membalas timeline

Add Update — menulis catatan perkembangan singkat.
Add MoM — mencatat notulen rapat: Title *, Meeting Date *, Attendees, dan Content *. Anda juga bisa langsung menambahkan Tasks from this Meeting agar tindak lanjut tidak terlupa.
Reply — membalas sebuah catatan timeline. Tekan Enter untuk mengirim, Shift+Enter untuk baris baru.
Filter timeline memakai tombol All, Update, Task, MoM, atau memilih rentang tanggal From dan To.

People dan lampiran

Tab People pada detail lead — Tab **People**: anggota internal dan kontak eksternal.

Tab Attachments pada detail lead — Tab **Attachments**: unggah file pendukung.

Mengubah lead menjadi Project

Saat progres lead mencapai 70% atau lebih, tombol Create Project akan muncul di bagian atas. Klik tombol itu dan setujui dialog Convert to Project? untuk menjadikannya project resmi. Lead lama akan tersimpan sebagai arsip.

Catatan Catatan timeline yang terhubung ke task atau MoM sebaiknya diubah lewat task/MoM-nya, bukan dihapus langsung, agar riwayat tetap konsisten.

Alur kerja harian

Mengedit Lead

Gunakan halaman ini untuk memperbarui informasi inti lead. Tombol Edit tersedia bagi Admin dan Manager.

Form edit lead — Form **Edit Lead**. Setelah selesai, klik **Save Changes**.

Yang bisa diubah

Lead Name *, Overview, IP / Layanan.
Owner, Probability (%), Meeting Date, Meeting Objective.
Status, Lead Deadline, Project Type, Primary Division, Additional Divisions.
Estimated Value (Rp) dan slider Leads Completion (persentase penyelesaian).

Ubah kolom yang diperlukan.
Klik Save Changes dan tunggu hingga muncul tanda berhasil.
Klik Cancel bila ingin membatalkan tanpa menyimpan.

Lead yang diarsipkan Lead yang sudah menjadi project disimpan sebagai arsip dan tampil sebagai Archived Lead. Pada arsip, hanya Overview dan Lead Deadline yang bisa diubah, dan keduanya tetap tersinkron dengan project aslinya.

Alur kerja harian

Daftar Projects

Halaman Projects berisi pekerjaan resmi: hasil convert dari lead maupun Internal Project yang dibuat langsung oleh tim.

Filter dan kolom

Filter: Search projects…, All Statuses, All Divisions, All Types.
Kolom Source menunjukkan asal project: Lead: (tanggal) atau Direct internal.
Kolom lain: Project, Type, Division, Status, dan Project Deadline.

Bedanya dengan Leads Leads berisi calon proyek. Projects berisi pekerjaan yang sudah berjalan. Project internal kantor langsung ditampilkan di sini tanpa melalui tahap lead.

Alur kerja harian

Membuat Internal Project

Internal Project dibuat langsung tanpa melalui lead, misalnya untuk pekerjaan internal kantor. Halaman ini mirip form lead, tetapi lebih ringkas.

Form New Internal Project — Form **New Internal Project**.

Kolom yang diisi

Kolom	Keterangan
Project Name *	Nama project. Wajib.
Overview	Deskripsi singkat project.
Status	Not Started, On-going, Waiting, Delayed, atau Done.
Project Deadline	Tenggat waktu project.
Primary Division *	Divisi utama. Wajib.
Additional Divisions	Divisi tambahan yang ikut terlibat.
Project Members	Rekan yang perlu akses. Anda otomatis menjadi anggota. Tandai Co-owner dengan ikon bintang bila perlu.

Isi Project Name dan Primary Division.
Pilih anggota yang perlu terlibat.
Klik Create Internal Project.

Perhatikan Project internal tidak dapat diubah menjadi eksternal. Untuk pekerjaan sales/klien, selalu mulai dari Leads.

Alur kerja harian

Detail Project

Tampilan detail project sama seperti detail lead: memiliki tab Tasks, Timeline, People, dan Attachments. Bedanya, project sudah berjalan resmi sehingga biasanya lebih banyak task dan catatan.

Tab Tasks pada detail project — Tab **Tasks**: pekerjaan beserta PIC dan status.

Tab People pada detail project — Tab **People**: anggota dan kontak project.

Hal yang sama seperti detail lead

Add Task, Add Update, dan Add MoM untuk mencatat pekerjaan dan perkembangan.
Reply untuk berdiskusi pada sebuah catatan timeline.
Edit dan Delete di kanan atas (hanya untuk yang berhak).

Tips Perbarui status task secara rutin. Status ini yang membuat Dashboard, notifikasi, dan Report tetap akurat bagi seluruh tim.

Fitur lainnya

Contacts

Halaman Contacts adalah buku alamat perusahaan. Isinya dua bagian: rekan kerja internal (Team Members) dan kontak dari luar (External Contacts).

Dua tab

Team Members — rekan kerja beserta email, divisi, dan peran. Penambahan anggota baru hanya bisa dilakukan Admin lewat halaman Admin → Users.
External Contacts — kontak dari perusahaan/klien luar, lengkap dengan perusahaan, jabatan, dan kanal komunikasi.

Menambah kontak eksternal

Buka tab External Contacts, lalu klik Add External Contact.
Isi Name * dan Division * (wajib).
Lengkapi Company, Position, Email, Phone, Brand / Product, Channel, Industri, dan Notes bila ada.
Klik Save.

Mencari kontak

Ketik nama di kolom Search contacts… (untuk tim: Search team members…) atau pilih All Divisions / All Types untuk mempersempit daftar.

Batasan akses Direktori kontak Anda dibatasi pada divisi utama Anda. Kontak dari divisi lain hanya terlihat pada konteks project tempat kontak itu dilampirkan.

Fitur lainnya

Report

Halaman Report menyajikan data dalam bentuk tabel untuk dilihat sekilas: status, nilai, update terakhir, dan langkah berikutnya. Cocok dipakai saat rapat atau membuat rekap mingguan.

Dua tab laporan

Leads — kolomnya antara lain: No, Lead Name, IP / Layanan, Owner, Status, Probability, Est. Value, Latest Update, Next Step, Lead Deadline.
Projects — kolomnya antara lain: No, Project Name, Project Overview, PIC Project, Status, Latest Update, Next Step, Project Deadline.

Report tab Projects — Report tab **Projects**, lengkap dengan kolom PIC Project.

Cara memakai filter

Pilih tab Leads atau Projects.
Ketik kata kunci pada kolom Search leads… / Search projects….
Persempit dengan All Divisions, All Owners, dan All Statuses.
Klik baris untuk membuka detail lead/project terkait.

Tips Filter Owner juga mencocokkan co-owner, sehingga Anda bisa melihat semua project yang melibatkan seseorang tertentu.

Fitur lainnya

Notifikasi

PVflow memberi tahu Anda saat ada hal penting: Anda ditunjuk sebagai PIC, ditambahkan ke project, ada balasan, atau deadline semakin dekat.

Cara memakai

Klik ikon lonceng di kanan atas untuk melihat ringkasan terbaru.
Klik salah satu notifikasi untuk langsung menuju halaman terkait — notifikasi itu otomatis ditandai sudah dibaca.
Untuk melihat semuanya, klik View all notifications.
Di halaman Notifikasi, klik Mark all read untuk menandai semua sudah dibaca.

Catatan Menugaskan task kepada diri sendiri tidak menghasilkan notifikasi. Panel notifikasi menyegarkan dirinya otomatis setiap 30 detik.

Fitur lainnya

Pencarian Global

Bingung mencari sesuatu? Gunakan kotak pencarian di bagian atas untuk mencari lead, project, dan kontak sekaligus.

Klik kotak Search projects or contacts… di bagian atas.
Ketik kata kunci, lalu tekan Enter.
Klik hasil yang sesuai untuk membukanya.

Catatan Hasil pencarian tetap mengikuti aturan akses Anda. Data yang tidak boleh Anda lihat tidak akan muncul di sini.

Fitur lainnya

Profil & Ganti Password

Di halaman Profil Anda bisa melihat identitas akun, mengganti nama tampilan, dan mengganti password.

Mengganti nama tampilan

Isi kolom Full Name dengan nama yang diinginkan.
Klik Save Name. Bila berhasil akan muncul pesan “Name updated successfully.”

Mengganti password

Isi Current Password (password lama Anda).
Isi New Password dan Confirm New Password. Minimal 8 karakter.
Klik Change Password. Bila berhasil akan muncul pesan “Password changed successfully.”

Penting Jaga kerahasiaan password Anda. Jangan pernah membagikannya, termasuk kepada rekan kerja atau admin. Jika mencurigai password bocor, segera ganti.

Referensi

Peran & Hak Akses

Setiap akun punya peran. Peran inilah yang menentukan menu apa yang muncul dan data apa yang bisa Anda lihat atau ubah. Anda hanya bisa melihat data sesuai divisi dan keterlibatan Anda.

Peran	Bisa apa saja
ADMIN	Akses penuh. Melihat semua divisi dan project, mengelola pengguna, divisi, label status, dan melihat audit log.
MANAGER	Mengelola lead/project di divisinya, membuat dan mengubah kontak di divisinya, serta mengelola anggota project. Tidak punya menu Admin.
USER	Bekerja pada project tempat ia menjadi anggota atau PIC task: menambah task, update, MoM, dan balasan. Tidak bisa mengubah data inti lead/project.
CORPORATE	Hanya melihat (read-only) semua divisi dan project. Tidak bisa mengubah atau menambah data.

Perbedaan tampilan untuk pengguna biasa

Akun tanpa peran Admin tidak akan melihat menu Admin Settings di bagian bawah menu kiri, dan daftar datanya menyesuaikan divisi.

Dashboard untuk pengguna biasa — Dashboard pengguna biasa: tanpa menu Admin.

Daftar leads untuk pengguna biasa — Daftar leads pengguna biasa: hanya data yang relevan.

Contacts untuk pengguna biasa — Direktori kontak pengguna biasa dibatasi pada divisi utamanya.

Tidak melihat data yang seharusnya ada? Kemungkinan Anda belum ditambahkan sebagai anggota project atau PIC task. Minta pemilik project menambahkan Anda lewat tab People, atau hubungi admin.

Referensi

Admin (Ringkasan)

Bagian ini hanya terlihat oleh akun dengan peran ADMIN. Isinya pengaturan dasar aplikasi. Pengguna biasa boleh melewati bagian ini.

Empat tab Admin

Tab	Fungsinya
Users	Menambah dan mengelola akun: nama, email, password, peran, dan divisi.
Divisions	Mengelola daftar divisi. Divisi yang masih dipakai tidak bisa dihapus.
Master Data	Mengubah label dan warna status (Not Started, On-going, Waiting, Delayed, Done). Perubahan langsung berlaku di seluruh aplikasi.
Audit Log	Riwayat aktivitas: siapa melakukan apa dan kapan.

Admin Divisions — Admin → **Divisions**.

Admin Master Data — Admin → **Master Data**: ubah label & warna status.

Admin Audit Log — Admin → **Audit Log**: riwayat perubahan.

Perhatian Status di PVflow memakai kunci tetap (Not Started, On-going, Waiting, Delayed, Done). Master Data hanya mengubah label dan warna, bukan menambah status baru.

Referensi

Istilah Penting

Kumpulan istilah yang paling sering Anda temui saat memakai PVflow.

Istilah	Penjelasan
Lead	Calon proyek dari sales yang belum resmi berjalan.
Project	Pekerjaan resmi yang sudah berjalan, hasil convert lead atau internal project.
Internal Project	Project kantor yang dibuat langsung, tanpa melalui lead.
Convert	Mengubah lead (progres 70% ke atas) menjadi project resmi.
Task	Pekerjaan kecil di dalam project, punya PIC dan deadline.
PIC	Orang yang bertanggung jawab atas sebuah task.
Timeline	Alur riwayat: update, task, dan MoM dalam urutan waktu.
Update	Catatan perkembangan singkat pada timeline.
MoM	Notulen rapat, lengkap dengan peserta dan tindak lanjut.
PIC Division	Divisi asal PIC task (bisa diisi otomatis atau manual).
Co-owner	Penanda anggota tambahan pada project, tidak menambah hak khusus.
Status	Keadaan pekerjaan: Not Started, On-going, Waiting, Delayed, Done. Label bisa disesuaikan admin.
Division	Divisi/bagian yang menentukan cakupan data yang terlihat.
Attachment	File pendukung yang diunggah ke project (dokumen, gambar, dan sejenisnya).
Audit Log	Catatan riwayat perubahan untuk kebutuhan penelusuran.

Referensi

Bila Ada Kendala

Beberapa masalah umum dan cara mengatasinya.

“Invalid email or password.”

Email atau password salah. Periksa ejaan, huruf besar/kecil, dan pastikan tidak ada spasi di akhir. Bila tetap gagal, minta admin mereset password Anda.

Project tidak muncul di daftar

Anda hanya melihat project sesuai divisi dan keterlibatan Anda. Minta pemilik project menambahkan Anda di tab People, atau hubungi admin.

Tombol terlihat abu-abu / hilang

Sebagian tombol hanya muncul untuk peran tertentu (misalnya Edit hanya untuk Admin/Manager, atau Add Task hanya untuk anggota project). Ini normal dan mengikuti hak akses.

Perubahan status tidak muncul di tempat lain

Muat ulang halaman (refresh) sekali. Beberapa tampilan memperbarui data secara berkala, misalnya notifikasi setiap 30 detik.

Data yang saya lihat sudah tidak benar

Pastikan Anda mengubahnya lewat halaman yang benar: task di tab Tasks, catatan rapat di tab Timeline → Add MoM, dan data inti project lewat tombol Edit.

Masih bingung? Hubungi admin PVflow. Sampaikan langkah yang Anda lakukan, halaman yang dibuka, dan pesan error yang muncul agar cepat ditangani.